Cuando realizamos algún trámite comercial son muchos los requisitos y procesos que debemos seguir para lograr nuestros objetivos. Por ejemplo, las cartas comerciales suelen ser parte de esos requisitos, y se entregan a entidades o empresas para conseguir un crédito, un permiso, un patrocinio, pedidos, promociones y más.

Las cartas comerciales tienen varios fines y su estructura no tiene que ser la misma para todos los casos. Este documento puede solicitarse durante una venta, compra, propaganda, entrevista de trabajo, solicitud de un crédito, traspaso, cobro, etc.

¿Qué debe tener una carta comercial?

Membrete: nombre y datos de la empresa o de la persona que emite la carta. Generalmente se coloca la dirección, número de registro, de licencia comercial o el número de identidad de la persona, y más. Normalmente los membretes son textos fijos, que hacen parte de la imagen corporativa de una empresa.

Lugar y fecha: como toda carta debe suscribir desde donde se envía o entrega y la fecha en que se hará.

Destinatario: se refiere al nombre y título de la persona u organización a quien va dirigida la carta.

Asunto: como especie de resumen o “abrebocas”, se debe redactar una línea que exprese el propósito del documento.

Saludo: como un gesto de cordialidad, se debe saludar con respeto al destinatario.

Texto: el cuerpo de la carta de ser muy detallado. Debe contener un mensaje claro y preciso sobre la solicitud.

Despedida: al igual que el saludo, debe contener un texto de despedida que puede complementarse además con un mensaje que diga lo interesado que se encuentra el emisor de recibir respuestas positivas.

Antefirma: se coloca cuando la carta se envía mediante un intermediario.

Firma: la estampa de quien emite la carta y tiene completa responsabilidad de lo allí expresado.

Anexos: si es necesario, la carta deberá ir acompañada por otros documentos que avalen lo allí mencionado.

Ejemplo de carta comercial

MEMBRETE

Bogotá, 14 de junio de 2013

Edificio La Torre #122.

A la atención del Sr. Eduardo Rodríguez

Bogotá DC.

 

Asunto: Invitación a conferencia

Estimado compañero:

Nos complacemos en informarle que ha sido invitado a nuestra CONFERENCIA sobre el cumplimiento de metas, a realizarse el día 21 de junio de 2013, a las 16 horas en nuestra sala de reuniones A-1, misma que ofrecerá el reconocido coach Gustavo Lapietra.

La charla tocará temas referentes a la productividad y mejoramiento creativo en las ideas de emprendimiento.

Esta invitación es válida para una persona. Esperamos contar con su presencia.

Saludos cordiales,

Cristina Arias

Gerente General

Otro ejemplo de carta comercial

MEMBRETE

15 de enero de 2018

 

Lic. Jonathan Level

Director de Orange, Inc.

Calle de los números # 80 Colonia Esparta C.P. 12345

México, Distrito Federal

 

Asunto: notificación de cobro

 

Estimado Lic. Level

Por medio de la presente queremos recordarle la deuda que presenta con nuestra compañía po un monto de $50,000 MXN, por concepto de cuatro (4) computadoras de la marca Compaq.

Hemos observado que hasta el día de hoy no ha realizado pago alguno y debido a que nuestro Departamento de Crédito y Cobranza tampoco ha obtenido respuesta de su parte, nos vimos en la necesidad de enviarle esta, la primera de tres notificaciones de cobro que haremos cada 15 del primer trimestre del año, incluyendo el actual. Todo según lo aceptado en el contrato que usted tuvo a bien firmar al comprar los equipos mencionados.

De no presentarse en nuestras oficinas para realizar el pago antes del mes de marzo, o no enviar una notificación de pago alguno, nos veremos en la necesidad de interponer una demanda en su contra en los organismos pertinentes.

Le enviamos un cordial saludo y quedamos en espera de su oportuna respuesta.

Atentamente

Jim Betancourt

Departamento de Crédito y Cobranza

Black Tech, Inc.