Una carta formal es un documento que tiene una característica particular que debe notarse a lo largo de todo su contenido. Debe tener cierto nivel de burocratismo ya que generalmente van dirigidas a organizaciones o instituciones y por tanto debe cumplir con los protocolos de respeto y distancia esperados.

Las cartas formales pueden tener diferentes fines: una renuncia, solicitud de un crédito, solicitud de un adelanto, una cobranza, invitación a un evento empresarial, etc.

Elementos en una carta formal

  • Membrete o logo del emisor: si no se cuenta con un logo, puede bastar con datos correspondientes al emisor, como nombre completo, título (si lo tiene), dirección y teléfono. Si se cuenta con un logo, entonces debajo de él se debe colocar un encabezado con lo antes mencionado.
  • Fecha de emisión o entrega: es un elemento que no puede faltar, sobre todo, en este tipo de cartas.
  • Destinatario: se debe colocar el nombre de la persona o institución que recibirá la carta. Aquí se debe usar Sr, Sra., Srta., etc., también puede usarse algún título como Dir., Dr., etc.
  • Introducción: antes de desarrollar el cuerpo de la carta, se debe colocar una frase que resuma el objetivo de la carta como: “Tengo el placer de invitarlo a…”.
  • Cuerpo: Ahora se deben darse los detalles sobre la información que se introdujo.
  • Despedida: con mucha cordialidad se debe escribir una frase corta para despedirse.
  • Firma: Puede ir acompañada nuevamente por el primer nombre en el caso de haber colocado el nombre completo en el encabezado.

Las cartas formales deben tener un tono de seriedad y formalismo. Este es el elemento común en cualquiera de los tipos de cartas formales, pero no siempre tienen la misma estructura antes descrita. Hay quienes colocan la fecha al final, por ejemplo.

Ejemplos de cartas formales

  • Ejemplo 1

Pizzería La Mansión

C/ Mayor nº 34

México, DF

+523331451111

 

Sr. Pedro Arcia

Director del Banco central de México

México, 16 de mayo de 2011

Distinguido señor:

Los trabajadores de la pizzería “La Mansión” queremos hacerle llegar esta invitación, con motivo de la próxima inauguración de nuestra pizzería. Queremos agradecerle su apoyo a lo largo de estos años, y la confianza que depositó usted en nosotros al concedernos el préstamo.

Como va a poder comprobar, la nueva pizzería “La Mansión” es una realidad palpable. No dude usted en acudir al evento con su esposa e hijos. Tras la charla inicial, presentada por Alexis Navarro, habrá actuación de payasos para los niños, canapés y música. A última hora de la tarde, en honor a usted, acudirán al evento un grupo de mariachis, que sabemos de antemano serán de su agrado.

Sin más que añadir, me despido cordialmente esperando su contestación.

Un saludo cordial

Los Trabajadores de Pizzería La Mansión.

(firmas)

  • Ejemplo 2

[Membrete]

Caracas a 12 de enero de 2016

Sra. Directora de Facultad de Ingeniería de UCAB.

Julia Fuentes

Yo Simón Hernández, de 21 años de edad, soltero y en posesión del título de Ingeniero en Computación, con domicilio en la ciudad de caracas, respetuosamente EXPONE que:

Desea continuar sus estudios sobre “Computación Móvil” que imparte el profesor José Sánchez en en la universidad durante el semestre I-2016 y para ello hago constar:

1º- Que no he solicitado anteriormente las becas que se conceden a los nuevos graduados otorgadas por el ministerio de educación.

2º- Que carezco de otros medios económicos que puedan ser necesarios para sufragar la cuantía de la nueva matriculación.

En consecuencia,

SOLICITA de V.S. me sea concedida una de las ayudas convocadas con fecha 1 de marzo de 2016, asumiendo mi propio compromiso de presentar el certificado de mis calificaciones previas.

Espero mi petición sea tomada en cuenta.

Sin más nada que agregar me despido cordialmente.

(firma)