Vale de Caja
Para saber qué es un vale de caja, primero debemos conocer qué es un vale, un documento administrativo empleado para dejar constancia de un préstamo solicitado, y con el que se adquiere el compromiso de retribuirlo luego.
A nivel empresarial, un trabajador puede pedir un anticipo de su salario, o simplemente requerir un préstamo de dinero, en cuyo caso se redactará un vale de caja que respalde dicho crédito.
De igual forma, un vale de caja puede ser usado para que algún empleado pueda realizar una compra de determinado material, el cual sea requerido por el comercio para desempeñar sus funciones en un momento dado.
¿Para qué sirve un vale de caja?
Ya tenemos la idea de qué es, un vale de caja pero, ¿cuál es su verdadera utilidad? Su objetivo es, facilitar el trabajo administrativo de la empresa que realiza el préstamo.
Siendo necesario llevar un registro minucioso de todo lo que acontece monetariamente; ya que, lo que no se escribe es como si nunca hubiese pasado, quedando el monto sin ser saldado.
Se dice que las deudas que se anotan en hielo nunca se pagan, piensa en este refrán la próxima vez que dejes de escribir un vale de caja por falta de tiempo; lo cual nos lleva al siguiente punto.
¿Cómo redactar un vale de caja?
Un vale de caja es muy sencillo de redactar y no debe tomar más de un minuto si se conocen todos los datos, sólo debemos asegurarnos que contenga los siguientes elementos:
Nombre de la empresa
Es quien brindará la materia prima, el poseedor del bien material o servicio que el empleado desea, no podemos olvidarnos de colocar el nombre del comercio o el logo en nuestro vale para mantener la validez del documento.
Fecha
Un documento sin fecha es un documento incompleto, por ello debemos apuntar la data del día en que se expide el vale de caja, así como del día en que el monto será remunerado, un registro bien establecido no deja posibilidades para el fraude.
Monto
Debe estar bien delimitada la cantidad de dinero objeto del préstamo, incluyendo hasta los céntimos acordados; y, para no dejar lugar a dudas ni confusiones, es necesario que se exprese tanto numérica como alfabéticamente.
Concepto
Una explicación clara y detallada de las características del préstamo y su reembolso debe formar parte del documento comercial que se está redactando. Mientras más específico sea, menos problemas podrán presentarse.
Datos del solicitante
El vale de caja debe contener el nombre completo y cédula de la persona interesada, así como la firma del mismo que constate la autenticidad del documento.
Identidad de quien aprueba
Es imprescindible que aparezcan escritos los datos personales, cargo y firma del superior capacitado para otorgar la autorización, ya que este será el responsable del compromiso que se ha adquirido con esta transacción.
2 Ejemplos de vale de caja
Existen diversos formatos de vales de caja que pueden ser impresos, o incluso talonarios que pueden ser adquiridos para rellenarlos y agilizar el proceso.
Sin embargo, en caso de que no dispongas de ninguno de estos, o te quede alguna duda relacionada con la redacción, aquí te ofrecemos tres ejemplos de vales de caja para que te sirvan de guía y despejen cualquier e inquietud que aún tengas.
- Formato
ELECTRODOMÉSTICOS SAN MIGUEL C.A.
VALE PROVISIONAL DE CAJA
16 de noviembre de 2020.
Por: $75.
A favor de: Omer Andrés Granadillo Yzaguirre.
Por la cantidad de: Setenta y cinco con 00/100 dólares estadounidenses.
Por concepto de: Préstamo en efectivo, el cual será descontado de la mensualidad del solicitante correspondiente al próximo mes de diciembre.
___________________ ___________________
Conforme por: Omer A. Granadillo. Autorizado por: María E. Crespo P.
(Gerente de Recursos Humanos)
- Formato
Si el ejemplo anterior no te convenció del todo, hemos escrito para ti una segunda opción con un enfoque diferente:
PASTELERÍA GANACHE, S.A.
VALE DE CAJA
Importe: $30.
Treinta con 00/100 dólares estadounidenses.
Anticipo del salario correspondiente a la mensualidad de septiembre de la Sra. Karen Josefina Páez Hinojosa, importe que será cancelado el día 5 de octubre de 2020.
Vale que se autoriza el día 29 de agosto del presente año (2020).
Autorizó: Ramón A González González. (Cargo del funcionario) _________________
Recibió: Karen J. Páez H, ____________________.
- Formato
Inicialmente mencionamos que un vale de caja puede ser usado internamente en la empresa, cuando se requiera comprar algún material para el funcionamiento de la misma. En este último ejemplo encuadramos esa variante:
CENTRO ESTÉTICO DEUS C.A.
VALE PROVISIONAL DE CAJA CHICA
5 de julio de 2020.
Valor: 100$
Se le entregan cien con 00/100 dólares estadounidenses a la Lic. María Gabriela Sánchez Colmenares, con motivo de la reparación de la centrifuga para PRP necesaria para laborar la jornada de hoy.
Autorizado por: Dra. Claudia R. Cabral M. ________________.
Recibido por: Lic. María G. Sánchez C. _________________.
¿Tiene alguna otra utilidad el vale de caja?
Pues sí, como vemos, los vales de caja pueden ser muy versátiles en cuanto a las situaciones en las que pueden resultar útiles, así que mencionaremos un último escenario en el que conviene tener un formato de vale a la mano.
Nos referimos al caso de las tiendas, cuando un cliente solicita la devolución de su pago por un producto en malas condiciones. En este caso, el dinero del reintegro para el cliente es tomado de la caja, pero se debe dejar un vale que respalde el intercambio realizado.
Para su redacción se seguirán los mismos lineamientos antes establecidos, siempre que apliquen, y puntualizando los aspectos del concepto que sean convenientes.