Un Mensaje de Respuesta Automática es una de las diversas funciones que nos proporciona el correo electrónico de manera personalizada y automática, así como lo dice su nombre, esta acción la realiza dicha función cada vez que la cuenta de correo electrónico recibe un mensaje.

Funciones del Mensaje de Respuesta Automática

Estas se caracterizan por darte la opción de modificarlas o personalizarlas, es decir, te permiten redactar el mensaje. Este se utiliza cuando la persona está de vacaciones, estará ausente del trabajo por un tiempo prolongado o simplemente para notificar que si ha recibido algún correo electrónico.

Estos deben redactarse de manera concisa y usualmente contienen:

Asunto:

Por lo general, el asunto de un Mensaje de Respuesta Automática es la ausencia en el campo laboral por motivos ajenos ya sean vacaciones, viajes de trabajo, motivos personales entre otros.

Saludo:

Es importante iniciar estos mensajes con un saludo cordial y educado, los más utilizados son:

  • Estimados señoras y señores
  • Muchas gracias por su mensaje, …
  • Buen día y muchas gracias por su correo.
  • Buenos días/Buenas tardes.
  • Un cordial saludo.

Disponibilidad:

Es primordial comunicar el lapso de tiempo por el que estarás ausente ya que además de crear una buena imagen de ti en el campo laboral te facilitará mucho las labores mientras estas ausente. Las formas más comunes de expresar tu disponibilidad son:

  • Por el momento no me encuentro dentro de la oficina, pero sin problema le atenderé el día (especificar la fecha en la que te reintegrarás a tu labores).
  • A partir del día (especificar tu fecha de reincorporación), volveré a estar disponible.

Reenvío:

En caso de no poder ser reenviado a otro compañero de trabajo deberás añadir alguna de las siguientes opciones:

  • Su correo no será reenviado.
  • Por motivos de confidencialidad no se reenviará su correo electrónico.
  • Por favor, esperamos comprenda que su correo no puede ser reenviado.

Remisión:

En caso de recurrir por medios urgentes y deba ser referido a otra persona puedes añadir lo siguiente:

  • Puede mantenerse en contacto con mi compañero mediante el correo electrónico (añadir el correo del colega de trabajo).
  • Si se trata de un caso de urgencia, puede dirigirse a mi compañero (añadir dirección de correo del compañero de trabajo).
  • En caso de emergencia, puede utilizar el siguiente número telefónico (añadir el número de la oficina del compañero de trabajo o el teléfono asignado al respectivo departamento.

Despedida del mensaje:

Es parte fundamental de un mensaje de respuesta automática, lo usual es concluir de la misma manera en que lo iniciaste, puedes hacerlo de las siguientes formas:

  • Una cordial despedida.
  • Un afectuoso saludo.
  • Que tenga un buen día.

Ejemplo de Mensaje de Respuesta Automática

En este artículo te proporcionaremos un buen ejemplo de Mensaje de Respuesta Automática, con el propósito que aprendas a emplearlo y con ayuda de nuestros tips crees tu propio mensaje:

Buen día y muchas gracias por su correo.

Gracias por su mensaje. En este momento me encuentro ausente por motivos personales, y no cuento con acceso al correo electrónico. A partir del día jueves 09/01/2020 me encontraré disponible nuevamente. Hasta entonces mi compañera Ana Pérez le ayudará en mi nombre. Puede dirigirse a ella a través del siguiente correo electrónico [email protected] o por número telefónico XXX-XXX-XXX. Ella estará complacida de ayudarle. Gracias por su comprensión.

Un cordial saludo,

José Pacheco.

Estos Mensajes son por mucho una herramienta de trabajo que te facilita tus labores al estar ausente, sin mencionar que como vimos anteriormente, es muy sencilla de utilizar, esperamos que nuestro artículo te haya sido útil, ¡no esperes más y crea tu propio mensaje de respuesta automática!