Access
¿Qué es Access?
Access es una palabra de idioma ingles que traducido significa acceso. Se trata en este caso de un programa de origen informático creado por la multinacional estadounidense Microsoft. En este sentido, podemos decir que se trata de un software o sistema operativo que se encarga de gestionar las bases de datos.
Dicho programa es complementario del paquete completo que ofrece Microsoft Word y se encarga de gestionar diversas tareas de oficina. La versión que se sacó de este programa por primera vez fue echo en el año de 1992 y con el paso del tiempo fueron realizando diversas actualizaciones con el fin de ir mejorando hasta llegar a lo que conocemos hoy en día.
En la actualidad, este programa se encarga de gestionar diversos datos mediante consultas e informes que puede llegar a importar información desde otras fuentes con otro software tal como es el caso de Microsoft Excel.
Características y ventajas de Microsoft Access
- Facilita la creación de bases de datos de forma fácil y sencilla.
- Cada una de las bases creadas se pueden amoldar o adaptar perfectamente a las necesidades de cada uno de los creadores.
- Su modificación puede ser ejecutada sin necesidad de contar con un desarrollador.
- Se pueden compartir entre si las bases de datos sin inconveniente.
- Puede interactuar sin ningún inconveniente con otro software tal como es el caso de Excel, Word o PowerPoint.
- Su instalación es rápida y super sencilla.
- Cuenta con una interfaz bastante intuitiva.
- Su programación es multiusuarios.
- Se conoce por ser bastante económica a la hora de tener que realizar diversas bases de datos, en comparación con otros sistemas que son considerados como muy costoso.
- La importación de datos es efectiva y sencilla.
Conceptos básicos de Access
- Tablas: Las tablas con el componente básico o elemental de las bases de datos. O lo que es lo mismo, una base de datos está principalmente compuesta por varias tablas relacionadas. Las tablas contienen datos sobre algo o alguien, proveedores, clientes, libros en una biblioteca, compras, ventas, etc.
- Consultas: Las consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. Con ellas puede obtener información de varias tablas y con la estructura que más le interese. Además, las consultas pueden archivarse de forma que la próxima vez que se quiera hacer la misma pregunta no tendrá que volver a plantearla, será suficiente con llamar a la consulta previamente creada.
- Formularios: Los formularios son un mecanismo que facilita enormemente la operatoria general con tablas, principalmente a la hora de mostrar, introducir y modificar datos.
- Informes: Los informes permiten presentar la información con una apariencia altamente profesional a la hora de imprimir nuestros datos.
- Páginas de acceso a datos: Una página de acceso a datos es una página Web que se puede utilizar para agregar, modificar, ver o manipular datos actuales en una base de datos de Microsoft Access o de SQL Server. Se pueden crear páginas que se utilizarán para especificar y modificar datos, de manera similar a los formularios de Access.
- Reunir y distribuir datos actuales de diversas maneras: Se pueden utilizar páginas para agregar, modificar y ver datos en una base de datos de Microsoft Access o en un proyecto de Microsoft Access; estas páginas se pueden utilizar en Internet o en una intranet y se pueden enviar en un mensaje de correo electrónico.
- Ver registros agrupados de forma interactiva: En páginas agrupadas, puede ver sólo los detalles que desee mediante la expansión y contracción de los encabezados de grupo. También se pueden ordenar y filtrar registros.
- Analizar datos y realizar proyecciones: Se pueden organizar datos de diferentes maneras mediante el uso de una lista de tabla dinámica; también se pueden realizar proyecciones y cálculos complejos mediante el empleo de un control de hoja de cálculo; finalmente, se pueden ver datos representados en un gráfico.
- Mostrar texto HTML: Se puede almacenar código HTML en campos de la base de datos en uso y mostrarlo como texto HTML con formato en la página. Por ejemplo, si un valor de un campo incluye la etiqueta HTML que aplica al texto el formato de cursiva, <I>Texto</I>, se puede utilizar un control HTML dependiente en la página para mostrar el valor en cursiva.
- Utilizar herramientas de diseño conocidas: En la vista Diseño, se pueden crear páginas utilizando barras de herramientas, el cuadro de herramientas, temas y otras funciones similares a las herramientas que se utilizan para crear formularios e informes.
- Macros: Las macros son un mecanismo de automatización de Microsoft Access. Utilizando éstas es posible automatizar tareas repetitivas eliminando la posibilidad de introducir errores de operación y liberando tiempo para emplearlo en otras actividades.