Una carta de reclamo sirve como formalidad para expresar el descontento tras la adquisición de un producto o el recibimiento de un servicio con el que no te has sentido a gusto, ha sido deficiente o, simplemente no ha cumplido con tus expectativas. Mediante esta herramienta podrás expresar de forma ordenada y prudente tu descontento con el asunto y con la empresa donde adquiriste el producto, para la que trabajaste, o la que te prestó determinado servicio.

El recibimiento de este tipo de cartas permitirá que dicha empresa pueda mejorar su servicio al cliente o la calidad de sus productos. Una carta de reclamo será realmente tomada en consideración si se encuentra debidamente redactada, es comprensible y tiene justificación de peso.

 

¿Cuándo es recomendable realizar una Carta de Reclamo?

 

Pueden ser muchas de las circunstancias, sin embargo, te mencionamos algunas:

  • Cuando recibes un servicio inadecuado; ya sea por parte del personal de atención al cliente o por problemas en cuanto a empresas de servicios como agua, luz, teléfono o internet, entre otros.
  • Puede existir la ocasión en que el banco (por error) haya cargado un dinero en tu tarjeta de crédito, por un consumo que no has realizado tú.
  • En casos laborales. Sobre todo cuando no te sientes contento con el trato hacia tu persona, el trabajo que realizas o el ambiente donde se desenvuelve tu actividad diaria, entre otras circunstancias.
  • Cuando un producto que acabas de adquirir, no funciona correctamente, no es lo que esperabas o no está en buenas condiciones. Estas ocasiones se presentan (sobre todo) cuando se adquieren productos a través de internet.

 

Elementos que componen una Carta de Reclamo

 

  • Los siguientes elementos te ayudarán a tener un orden para la redacción de la carta de reclamo y para que no olvides ningún punto o componente importante de la misma:
  • Debes comenzar la carta con el formato “formal” que las caracteriza. Es decir, en la parte superior derecha, colocar la fecha, el lugar y la persona o entidad a la que va dirigida la carta.
  • Debes establecer un asunto. Esto se refiere a la razón por la cual decidiste redactar dicha carta. Por ejemplo: “reclamo por falta de servicio de agua, perteneciente al contrato N°12458”.
  • Procede a redactar el contenido de la carta. Aquí harás una explicación de los motivos que te llevaron a realizar dicho reclamo. Es importante que redactes los hechos de forma ordenada y cronológica para que puedan ser comprensibles y vayan directamente al punto.
  • Cuando la hayas explicado lo que sucedió, deberás indicar al lector lo que necesitas a cambio para recompensar el mal servicio, la mala atención o la falla del producto que adquiriste. De esta manera, la empresa podrá pensar en una solución a tu problema o reclamo.
  • Una vez termines de exponer tu caso, lo que lo motivó y lo que necesitas, deberás agradecer la atención de quien leyó tu carta.
  • Debes dejar abierta la posibilidad de que puedan comunicarse contigo. Para ello, debes incluir tus datos: Nombre y apellido, teléfono local y particular, correo electrónico.
  • No olvides colocar tu firma.
  • Si posees algunos documentos que respalden tu reclamo, adjúntalos o anéxalos a la carta. Esto te servirá como soporte.

 

Recomendaciones sobre el lenguaje a utilizar en una Carta de Reclamo

 

  • Intenta escribir la carta en un momento donde no estés sobresaltado, irritado o enojado. Si lo haces estando así, podrías incurrir en insultos o malas palabras que harán que la empresa no tome en cuenta tu reclamo ni pueda generar alguna solución para ti.
  • Tómate un tiempo para organizar tus ideas y ordenarlas de forma que puedas ser comprendido y tomado en cuenta. Evalúa tus puntos a favor y en contra respecto a tu queja.
  • Mantén la claridad en lo expresado en la carta. Si te cuesta hacer esto, entonces pide la ayuda de alguien más.
  • Cuida tu ortografía en todo momento. De no hacerlo, nadie tomará en serio tu reclamo y peticiones.

 

Ejemplo de Carta de Reclamo

Madrid, España., 2 de agosto de 2018

Atención al cliente de Seguros “La Mar”
P R E S E N T E

En esta oportunidad, decido contactarme con ustedes a fin de expresar mi gran infortunio, sufrido por el terrible servicio recibido por parte de sus trabajadores y, por tanto, de su departamento y empresa.

El recién terminado mes de Julio, me vi en la oportunidad de solicitar un servicio de ortodoncia, después de un percance que sufrió mi dentadura en los días pasados. Requerí los servicios de su departamento de atención al cliente para solicitar la lista de consultorios de dentistas que estaban suscritos al seguro y que, así, la cuota fuese cubierta mediante el mismo, al menos en una parte.

Mi reclamo, en este momento, va dirigido a la persona que atendió mi llamada. Debo decir que dicha persona fue realmente descortés con mi persona, lo que realmente ocasionó no sólo mi molestia sino también la pérdida de mi tiempo al teléfono; sobre todo, cuando este tipo de servicios está disponible para ayudar y asistir a los clientes en estos casos.

Este reclamo formal, viene en calidad de hacerle ver el personal con el que trabaja, los descontentos que ocasiona y la mala imagen que puede ofrecer a la compañía de seguros. Por lo que, quisiera, se le realizara un llamado de atención a dichos trabajadores y se realicen acciones en pro de la mejora de dicho servicio.

A razón de lo expuesto anteriormente, dejo mis datos y puntos de contacto por si desea saber más sobre el episodio o alguna de mis opiniones respecto al servicio.

Sin más que agregar por el momento, quedo atento a su departamento para cualquier aclaración.

ATENTAMENTE

Claudia Sofía Hernández Valbuena

. Tlf: 212-3234897 / 426-5497863

Correo Electrónico: [email protected]