Un proceso de administrativo es aquel conjunto de tareas llevadas a cabo para conseguir objetivos de la forma más eficiente posible. Las etapas del proceso administrativo se ajustan a todo tipo de actividad, por lo que se puede aplicar en cualquier empresa u organización.

Fases y etapas del proceso administrativos

Este proceso se utiliza para cumplir con varias metas planteadas. Cada vez que se completa todas las etapas se dice que termina un ciclo dentro del proceso, por lo que puede comenzar de nuevo para un nuevo objetivo.

Las etapas se dividen en dos fases: mecánica y dinámica.

Dentro de la fase mecánica se encuentran las etapas:

Planificación

Como su nombre lo siguiere, es la etapa en la que se planea o decide qué se va a realizar. Se trata de las pequeñas tareas que iniciarán, desarrollarán y terminarán el proyecto. Se establecerán los objetivos, plazos, costos, métricas para medir resultados, recurso humano, metodologías, riesgos y cualquier otro elemento que se relacione con la forma de realizar el trabajo.

Organización

Se distribuyen las tareas entre los miembros del proyecto y se establecen variables más específicas como tiempos de ejecución, dividir o no el grupo de participantes del proyecto, quién o quienes estarán a cargo del equipo o equipos, etc.

En la fase dinámica encontramos:

Dirección

Aunque se trate de un equipo muy unido, siempre será necesario que alguien dirija las actividades. Puede tratarse de una o varias personas. Quizás uno dirija todo el grupo, pero otros directores de grupo están a cargo de cada área. El o los directores estarán encargados de orientar, ayudar, participar, respaldar y motivar a todos.

Control

Se trata de la medición y evaluación de los resultados de cada ciclo del proceso. En cada proyecto habrá una serie de métricas que deben ser seguidas por el equipo. En la planificación se debe fijar cuáles son las métricas que tomarán en cuenta, y en la etapa de organización se establecerá quién o quienes harán el seguimiento.

Ejemplo de etapas del proceso de administrativo

Caso ficticio de “Agencia de servicios web Microtikk C.A”.

Planeación

Esta empresa proporcionará servicios enfocados en SEO, SEM, Social Media y desarrollo web.

Se arrendará una oficina de 150 m2 para instalar equipos de trabajo.

Serán contratados dos desarrolladores web, dos expertos en SEO/SEM y dos expertos en redes sociales. La directiva contará con una persona que tomará la mayoría de las decisiones y negociará con clientes, además, organizará las actividades de todos.

Se ofrecerán los servicios a través de Internet: página web, correo electrónico, redes sociales y foros.

Eventualmente se contará con los servicios de personas para estar al corriente con libros contables, impuestos y demás responsabilidades.

Organización

Se formarán los departamentos de cada servicio ofrecido: SEO y SEM, social media y desarrollo web. En cada departamento habrá un líder de grupo que estará subordinado al director general. Se forma una comisión encargada de adquirir ya sea comprando o rentando las maquinarias y comprar la materia prima.

Uno de los miembros del departamento de social media estará capacitado para generar estrategias que ayuden a promocionar servicios de la empresa.

Cada día habrá reuniones rápidas para actualizar información acerca del avance de proyectos.

Ejecución

En un plazo de un mes deberá completarse la primera lista de prospectos de clientes, es decir, la primera campaña de e-mail marketing promocionando los servicios.

Se seleccionarán algunas empresas locales para realizar reuniones presenciales para introducir interés en los servicios.

Control

Los líderes de departamento, informarán al director general de los progresos e informarán si han realizado un cambio o necesitarán hacerlo. En esta fase de iniciación y en etapas venideras.