¿Qué es ofimática?

El término se utiliza para definir en el área informática las herramientas aplicadas para el manejo de labores y operaciones en una oficina. Al descomponer el término ofimática, se puede apreciar que se forma a partir de dos palabras, oficina e informática. Este sistema se centra en optimizar y facilitar el almacenamiento y manipulación de información. Requiere de modo indispensable el uso de equipos de computación que se conecten entre sí a través de una red de internet.

En este sentido, se puede afirmar que el sistema empleado en la ofimática puede ser automatizado. Se caracteriza por su sencillez y rapidez, cualquier dato o información recolectada de forma manual puede transferirse a este. Trabaja​ a través de programas informáticos que permiten procesar datos y textos, elaborar bases de datos y hojas de cálculo, realizar agendas e incluso programar correos.​ Por lo general estos programas o también llamado paquetes ofimáticos, son proporcionados a través de compañías especializadas.

Una de las compañías más conocidas en la ofimática es Microsoft Office que proporciona un servicio pago para computadores, funciona únicamente con sistema operativo de Windows. Del mismo modo, ofrece aplicaciones básicas para dispositivos móviles y Android, generalmente estas son gratuitas por sus funciones limitadas. Por su parte, OpenOffice es otro proveedor ofimático de código abierto. Este no exige un pago por sus servicios en instalación, es gratuito y compatible con los sistemas operativos básicos como Windows, Linux y OS X.

Herramientas Ofimáticas de Microsoft Office

  • Word: Probablemente la herramienta más conocida, se utiliza principalmente para la redacción y escritura de textos. A través de Word puede controlarse la disposición y formato del texto, incluyendo sus márgenes, tipo y tamaño de letra e incluso el color. También permite realizar tablas e insertar imágenes y gráficos en el documento. Otra función que ofrece es la realización de páginas web, sobre todo, en cuanto al diseño.
  • Excel: Esta herramienta se caracteriza por sus funciones de manejo y control estadístico. Su interfaz es una hoja de cálculo que permite llevar los números de la oficina, es decir, cuentas, facturas, datos y estadísticas. La información puede ser organizada en tablas específicas y por áreas, estas responden a las necesidades de la oficina o empresa.
  • Access: Permite esencialmente el almacenamiento de datos. Su función es administrativa, puede registrar datos del personal, de inventario y de libros contables. Contribuye al fácil acceso y manejo de información.
  • Power Point: Se utiliza principalmente para la elaboración de presentación que pretenden compartir información con la oficina o empresa. También se emplea para presentar talleres de formación y capacitación. Sus características y funciones permiten y facilitan estas tareas o procesos. El programa maneja y adjunta imágenes, videos y sonidos a la diapositiva y presentación.
  • Outlook: Es un organizador y administrador de correos, citas y recordatorios, permite agendar este tipo de información. Su función se emplea en el uso más personal e individual, no obstante, también puede usarse en el ámbito empresarial.

Herramientas ofimáticas OpenOffice

  • Writer: Es un procesador y herramienta para la elaboración de textos y archivos de escritura o redacción. Su interfaz es sencilla y práctica para el uso de oficina. Permite añadir imágenes, gráficos y diagramas en el documento. Al igual que word, tiene la capacidad de corregir ortografía, además, ofrece un sistema de predicción y sugerencia de palabras.
  • Calc: Esta herramienta ofimática es la hoja de cálculo de OpenOffice. Se caracteriza por poseer una amplia lista de funciones que son sencillas, prácticas e intuitivas en su manejo. Permite la realización de operaciones matemáticas que contribuyen en el manejos de números y estadísticas. Además, este programa lee archivos en hojas de cálculo con otros formatos como el Microsoft Office.
  • Impress: Su función es similar a la de PowerPoint de Microsoft Office. Permite que se realicen presentaciones y diapositivas con elementos en 2D y 3D, además se pueden añadir animaciones y efectos de animación. Facilita la transmisión de información y cuenta con la posibilidad de agregar gráficos, imágenes y diagramas.
  • Math: Se dedica exclusivamente al manejo, control y elaboración de ecuaciones matemáticas. El Math puede utilizarse de dos maneras, la primera se centra en el funcionamiento junto a otras herramientas de OpenOffice. La segunda, se caracteriza por emplearse de modo independiente.
  • Base: Almacena y archiva datos, se emplea como un gestor y organizador. En esta ofimática pueden ingresarse, al igual que en Access, información asociada a cuentas, facturas, inventario, clientes y personal.

Ejemplos de herramientas ofimáticas

  • Procesador de escritura y lectura de textos.
  • Aquellas que permiten el desarrollo de hojas de cálculo.
  • Programas de agenda y registro u organización de citas, reuniones y correos.
  • Equipos de tecnología como impresoras, fax, calculadoras, computadoras y teléfonos móviles.
  • Herramientas de presentación multimedia.
  • Programas de almacenamiento y organización de datos.
  • Software de programación.
  • Red de conexión a través de Internet.
  • Mensajería instantánea y correos de voz.