De que se trata un sistema de información

Un sistema de información es aquel cuya función es la administración de datos e información de forma que puedan ser recuperados y procesados rápida y fácilmente gracias a un conjunto ordenado de mecanismos.

Todo sistema de información está constituido de una serie de recursos interconectados y en interacción, situados de la forma más conveniente de acuerdo al propósito informativo trazado, tal como recabar la información personal, organizar archivos, procesar estadísticas, etc. Estos recursos pueden ser.

  • Datos: Cualquier clase de información masiva que necesite organizarse.
  • Recursos humanos: Personal de variadas destrezas e índole.
  • Recursos informáticos: Aquellos utilizados por la tecnología.
  • Actividades: Operaciones, estaciones de trabajo, pasos a seguir, etc.

Es importante resaltar que los sistemas de información no es lo mismo que un sistema informático, si bien estos últimos a menudo componen el grueso de los recursos del SI. Pero existe muchos otros medios especiales para los sistemas de información, que no requieren pasar por la informática.

Componentes de los sistemas de información

Usualmente se consideran que los SI están constituidos de una diversidad de elementos clasificables en 5 grandes categorías

  • Elementos tecnológicos: se vinculan con la maquinaria especializada y la capacidad que poseen de llevar a cabo un procesamiento automatizado de la información.
  • Elementos financieros: se relacionan con el capital y los activos disponibles de la empresa u organización.
  • Elementos materiales: hace referencia al emplazamiento del sistema, a su ubicación y soporte físico
  • Elementos humanos: esencialmente, personal, puede ser tanto especializado y directivo, como no especializado o común.
  • Elementos administrativos: estás vinculados con los procesos, los permisos, la mecánica de conducción, transacciones, informes, etc.

Tipos de sistemas de información

  • Sistemas de información ejecutivas (EIS): monitoriza las variables gerenciales de un área en particular en la organización, desde la organización externa e interna de la misma.
  • Sistemas de soporte de decisiones (DSS): están especialmente orientados al proceso de información intra y extra organizacional, para el soporte de la conducción de empresa
  • Sistemas de información general (MIS): examinan la información general de la organización y comprende como un todo.
  • Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS): también denominados sistema de gestión operativa, recaudan la información pertinente a las transacciones de la organización, o sea, de su funcionamiento.

Elementos de un sistema de información

Los elementos que participan en un sistema de comunicación son:

  • La entrada: es precisamente aquí donde se alimentan los datos.
  • El proceso: manejo de las herramientas de las áreas contempladas con el fin de relacionar, resumir o concluir.
  • La salida: expresa la producción de la información.
  • La retroalimentación: las respuestas obtenidas son ingresados y procesados de nuevo.

Proceso de un sistema de información

El ciclo de vida de un sistema de información es perpetuo y están constituidos de las siguientes fases:

  • Investigación preliminar, identificación de fortalezas y posibles riesgos.
  • Definición de las necesidades y exigencias.
  • Diseño
  • Desarrollo y documentación del software.
  • Pruebas
  • Consumación y mantenimientos.
  • Identificación de debilidades y oportunidades.

Ejemplos de sistemas de información

Algunos ejemplos del SI pueden ser:

  1. Las bases de datos de las bibliotecas: en donde existe un extenso contenido de documentos (tesis, entrevistas, libros, etc) de la biblioteca, con la función de ubicar y recuperar cada uno de una forma eficaz y lo más preciso posible.
  2. Los sistemas de control de calidad: en esta área se le exige una retroalimentación al cliente y se valoran los resultados interpretables por la gerencia.
  3. Las hojas de cálculo: son aquellas en las que se introducen información en bruto y se la organiza de forma cuantificable para obtener las directrices de manejo  financiero.

Importancia del sistema de información en una organización

Mediante la adopción de estos sistemas el gestor logras recopilar una serie de informaciones de suma importancia, que pueden incidir tanto en el servicio al cliente como en los procesos internos. Aunado a esto, la obtención de datos permite que el emprendedor o el gestor analice los datos en y así los pueda interpretar.