Una acta de reunión de trabajo es una herramienta laboral que utilizan los miembros de una empresa u organización para certificar o dejar en muestra tanto los puntos tratados como la toma de decisiones que acontecen normalmente en esta reunión de trabajo.

En esencia, una acta de reunión de trabajo comparte muchas características con otras de su especie. Sin embargo, tienden a ser documentos más formales y elaborados.  

¿Que elementos tiene una acta de reunión de trabajo?

Estas actas están seccionadas por cuadros que contienen la siguiente información:

  • El nombre del comité o grupo, el citador del acta, el nombre del coordinador de la reunión, el nombre del secretario, el número del acta, la fecha en la que toma lugar, la hora en la que comienza y termina dicha reunión, y finalmente, el lugar donde acontece esta.
  • Los participantes de la reunión. Este cuadro puede contener una serie de columnas donde se incluyen los nombres, cargos, números telefónicos, y correos de estos.
  • Los puntos a discutir en la reunión.
  • Un cuadro en blanco o varios en donde se escriben los desarrollos de la reunión.
  • Un cuadro de observaciones.
  • Las conclusiones llegadas en la reunión. Estas también pueden estar estructuradas por columnas que contienen el número o orden de prioridades, la tarea específica a realizar, los miembros que cumplirán dichas responsabilidades, el periodo o estimado de tiempo para cumplirlas, y otras observaciones.

¿Cómo redactar una acta de reunión de trabajo?

Dependiendo de la circunstancia laboral, ya sea si se trata de algo generalmente trivial o si es un caso que requiere urgencia y atención inmediata, la forma en la que se redacta una acta de reunión de trabajo puede variar. Sin embargo, tomando siempre en cuenta que estás en un entorno profesional y la mayoría de las personas prefieren utilizar su tiempo lo más eficiente posible, es preferible que el acta sea lo más breve y concisa.

  • Es indispensable proporcionar toda la información necesaria y exacta en cuanto al primer y segundo cuadro del acta ya que estos son documentos que se archivan y se pueden revisar con frecuencia.
  • Es importante describir muy concisamente los puntos a discutir en la reunión.
  • También es de suma importancia que la persona responsable a redactar el acta siempre tenga su atención al 100% para poder escribir con máxima eficacia los acontecimientos más importantes de la reunión así también como las observaciones que él o ella detecte.
  • Ya cuando la reunión este finalizando y se hayan sacado las conclusiones de esta, el redactor debe tomar y tras el consenso del grupo, priorizarlas por número, anotar los responsables a llevar al cabo dichas tareas, el tiempo estimado al cumplirlas, etc.

Ejemplos de acta de reunión de trabajo

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